Política de tratamiento de datos personales

Borrador 0.1, preparado para revisión con asesoría legal. Lo que va entre corchetes son datos o decisiones pendientes. Esta política se publica en versiones numeradas; cada autorización que Pidefa recoge queda ligada a la versión exacta que la persona leyó.

1. Quién es el responsable del tratamiento

Pidefa es un supermercado digital con entrega a domicilio en Tunja. Esta política aplica a toda la información personal que se recoge a través de pidefa.com, de la tienda en línea y de los canales de atención de Pidefa.

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) como autoridad de protección de datos. En lo relativo a compras, aplica además la Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor, y en lo relativo a comercio electrónico, la Ley 527 de 1999.

3. Principios que Pidefa se compromete a cumplir

• Legalidad. Todo tratamiento se hace conforme a la ley.
• Finalidad. Cada dato se recoge para un fin concreto, legítimo e informado en esta política, y no se usa para otro.
• Libertad. Ningún dato se trata sin autorización previa, expresa e informada del titular, salvo cuando la ley lo permite sin ella.
• Veracidad. Los datos deben ser exactos y estar actualizados. El titular puede corregirlos en cualquier momento.
• Transparencia. El titular puede saber, en cualquier momento y sin restricciones, qué datos suyos tiene Pidefa.
• Acceso y circulación restringida. Sólo accede a los datos el personal que los necesita para prestar el servicio, y sólo en la medida en que los necesita.
• Seguridad. Los datos se protegen con medidas técnicas y organizativas proporcionales a su sensibilidad.
• Confidencialidad. Quien trate datos por cuenta de Pidefa está obligado a mantenerlos en reserva, incluso después de terminar su relación con Pidefa.
• Minimización. Pidefa recoge lo mínimo necesario. Si un dato no hace falta para prestar el servicio, no se pide.

4. Qué datos recoge Pidefa y para qué

4.1. Lista de espera, antes de la apertura

Mientras la tienda no abre, pidefa.com ofrece dejar un correo electrónico para recibir el aviso de apertura.

No se pide nombre, teléfono ni ningún otro dato para la lista de espera. Quien no quiera inscribirse puede escribir a hola@pidefa.com sin dejar ningún registro en la base de datos.

4.2. Cuenta de cliente

4.3. Pedidos y entregas

Pidefa no guarda coordenadas de ubicación de las direcciones ni recoge la ubicación del dispositivo.

4.4. Pagos

Pidefa no recibe, no procesa y no almacena datos de tarjetas ni credenciales bancarias. Los pagos electrónicos los procesa una pasarela de pagos autorizada, [Wompi, de Bancolombia S. A.], en sus propias páginas y bajo sus propias políticas. Pidefa recibe únicamente el resultado de la transacción: referencia, estado, monto, método de pago y los últimos dígitos o la franquicia que la pasarela reporta.

Para el pago en efectivo contra entrega, Pidefa registra el monto entregado y la fecha, sin ningún dato adicional.

4.5. Factura a nombre del comprador

Comprar en Pidefa no exige documento de identidad. Por defecto la venta se registra a consumidor final. Sólo si el comprador pide factura a su nombre o a nombre de su empresa, y sólo en ese caso, Pidefa recoge:

Estos datos se guardan separados del pedido, en una tabla con acceso restringido, quedan congelados en el documento fiscal y no se usan para ningún otro fin. Decir que no se quiere factura a nombre propio no bloquea la compra ni cambia el precio.

4.6. Seguridad y prevención del fraude

Los intentos fallidos de inicio de sesión no guardan el correo intentado, para no construir una lista de cuentas objetivo.

4.7. Uso de la tienda

Pidefa registra eventos de uso propios y anónimos, como búsquedas realizadas, categorías visitadas y productos añadidos al carrito, para entender qué se busca y mejorar el catálogo. Estos eventos no se envían a terceros ni se usan para perfilar personas. Ver la sección 12.

5. Datos que Pidefa no recoge

Pidefa no pide ni almacena, y no lo hará sin una modificación publicada de esta política:

• cédula, pasaporte ni ningún documento de identidad, salvo lo descrito en la sección 4.5;
• fecha de nacimiento, sexo ni género;
• información financiera, números de tarjeta ni cuentas bancarias;
• contactos de la agenda del dispositivo;
• documentos adjuntos ni fotografías del titular;
• datos sensibles: salud, biometría, origen étnico, religión, opinión política, orientación sexual ni afiliación sindical;
• ubicación continua ni en segundo plano.

6. Finalidades, separadas

Pidefa distingue dos finalidades y pide autorización para cada una por separado.

Prestación del servicio. Crear y administrar la cuenta, procesar y entregar pedidos, cobrar, expedir documentos fiscales, atender solicitudes, reclamaciones y garantías, prevenir el fraude y cumplir obligaciones legales. Sin esta autorización no es posible crear una cuenta ni hacer un pedido.

Comunicaciones comerciales. Enviar por correo electrónico, y por los canales que el titular indique, información sobre productos, promociones y novedades de Pidefa. Esta autorización es opcional e independiente: aceptar el servicio no implica aceptarla, la casilla nunca aparece marcada por defecto, y se puede revocar en cualquier momento desde la cuenta o escribiendo a datos@pidefa.com, sin que ello afecte al servicio.

Pidefa no vende, alquila ni cede datos personales a terceros para sus propios fines comerciales.

7. Cómo se obtiene y se prueba la autorización

La autorización se obtiene por medios electrónicos, mediante una acción inequívoca del titular: marcar una casilla que remite a esta política al registrarse, al inscribirse en la lista de espera o al hacer un pedido.

Cada autorización queda registrada con fecha y hora, la finalidad autorizada y la versión exacta de esta política que estaba publicada. Las versiones se conservan íntegras con una huella criptográfica de su texto, de modo que siempre es posible demostrar qué leyó y aceptó cada persona. Las revocaciones se registran de la misma forma: se añade un registro nuevo, nunca se borra el anterior.

8. Menores de edad

Los servicios de Pidefa están dirigidos a personas mayores de 18 años. Pidefa no recoge a sabiendas datos de menores. Si un padre, madre o representante advierte que un menor ha creado una cuenta, puede escribir a datos@pidefa.com y la cuenta se eliminará.

9. Datos de otras personas que el titular entrega

Cuando el comprador indica que otra persona recibirá el pedido y da su nombre y teléfono, el comprador declara que tiene autorización de esa persona para entregarlos a Pidefa con el único fin de coordinar la entrega. Pidefa usa esos datos sólo para ese pedido.

10. Encargados del tratamiento y transferencias internacionales

Para prestar el servicio, Pidefa se apoya en proveedores que tratan datos por cuenta de Pidefa, bajo contrato y con la obligación de seguir esta política:

Los proveedores ubicados fuera de Colombia están en países que la SIC reconoce con un nivel adecuado de protección de datos, o cuentan con garantías contractuales equivalentes. Al aceptar esta política, el titular autoriza expresamente esa transferencia y transmisión internacional para las finalidades descritas.

Pidefa no usa servicios de analítica ni de publicidad de terceros, no instala píxeles de seguimiento y no comparte datos con redes sociales.

Pidefa podrá entregar datos a autoridades públicas cuando una orden judicial o administrativa lo exija, y a la pasarela de pagos o a la entidad financiera en caso de reclamación por una transacción.

11. Medidas de seguridad

• Toda comunicación entre el navegador, la tienda y la base de datos viaja cifrada (HTTPS/TLS).
• Las contraseñas nunca se almacenan en claro: sólo se guarda un resumen criptográfico irreversible, gestionado por el proveedor de autenticación.
• El acceso a cada dato está restringido en la propia base de datos, fila por fila, según quién es la persona autenticada. Un cliente sólo puede ver sus propios datos.
• Las operaciones sensibles del personal de Pidefa exigen un segundo factor de autenticación y quedan registradas en una bitácora inalterable.
• Los datos fiscales del comprador se guardan aparte y se muestran enmascarados al personal, salvo cuando su verificación es necesaria.
• Pidefa no almacena datos de tarjetas ni tiene acceso a ellos.
• El personal y los proveedores acceden a los datos bajo el principio de mínimo privilegio.

12. Cookies y tecnologías similares

pidefa.com, la página informativa, no usa cookies ni ninguna tecnología de rastreo. No hay analítica de terceros.

La tienda, cuando abra, usará el almacenamiento local del navegador para mantener la sesión iniciada y el carrito de compras. Es almacenamiento técnico, indispensable para el servicio, que no se comparte con nadie y que se elimina al cerrar la sesión o al borrar los datos del navegador. No se usarán cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios.

La analítica de la tienda es propia: registra eventos de uso en la base de datos de Pidefa, sin identificar a la persona, sin cruzarlos con terceros y sin registrar nunca contraseñas, direcciones completas ni datos de pago.

13. Conservación de los datos

Cuando un titular elimina su cuenta y existen pedidos que Pidefa debe conservar por obligación legal, esos registros se anonimizan: se desvinculan de la persona y se sustituyen su nombre, teléfono y dirección por marcadores, conservando únicamente las cifras, las fechas y las referencias que la ley exige. La bitácora de seguridad conserva qué ocurrió y cuándo, pero deja de apuntar a la persona.

14. Derechos del titular

Toda persona cuyos datos trate Pidefa tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos, en especial los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exige.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que Pidefa ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Pidefa.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías legales, con las excepciones que la ley y esta política señalan para los datos que Pidefa debe conservar.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
7. Revocar en cualquier momento la autorización de comunicaciones comerciales, sin afectar el servicio.

15. Cómo ejercer los derechos

15.1. Canales

• Desde la cuenta, en la sección de privacidad, donde se puede consultar, corregir, exportar y eliminar la información, y activar o revocar las comunicaciones comerciales.
• Por correo electrónico a datos@pidefa.com, indicando nombre, correo asociado a la cuenta, qué derecho se ejerce y, si aplica, los datos que se piden corregir.
• [Por escrito a la dirección física del responsable, si se decide habilitar este canal.]

Pidefa verificará la identidad de quien hace la solicitud antes de atenderla. Cuando la solicitud la haga un representante o apoderado, deberá acreditar esa condición.

15.2. Consultas

Pidefa responde las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible en ese plazo, Pidefa informará los motivos y la fecha en que atenderá la consulta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

15.3. Reclamos

Cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que Pidefa ha incumplido la ley, puede presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que lo soporten. Si el reclamo está incompleto, Pidefa lo requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

Recibido el reclamo completo, Pidefa incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, y lo resolverá en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, informará los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Toda solicitud queda registrada con su estado; un rechazo siempre lleva su motivo por escrito.

16. Registro Nacional de Bases de Datos

[Por confirmar con asesoría legal si el responsable está obligado a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC, según sus activos totales y su naturaleza jurídica, conforme al Decreto 090 de 2018.]

17. Cambios en esta política

Pidefa puede modificar esta política. Cada modificación se publica como una versión nueva, con número y fecha de vigencia, en https://pidefa.com/privacidad, y se comunica a los titulares registrados por correo electrónico con antelación a su entrada en vigor. Las versiones anteriores se conservan. Si un cambio afecta a las finalidades, Pidefa pedirá una nueva autorización.

18. Vigencia

Esta política rige a partir de la fecha indicada en su encabezado y mientras Pidefa trate datos personales. Las bases de datos se conservan durante los plazos de la sección 13.

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Anexo A. Aviso de privacidad para la lista de espera

Texto corto que acompaña al formulario:

Pidefa, [razón social, NIT], usará tu correo únicamente para avisarte cuando abra la tienda. Si además marcas la casilla, te enviaremos promociones y novedades; puedes dejar de recibirlas cuando quieras. Puedes conocer, corregir o eliminar tus datos escribiendo a datos@pidefa.com. Lee la política completa en pidefa.com/privacidad.

Casillas del formulario, ninguna marcada por defecto:

• [ ] He leído la política de tratamiento de datos y autorizo el uso de mi correo para el aviso de apertura. _(obligatoria)_
• [ ] Quiero recibir promociones y novedades de Pidefa. _(opcional)_

Anexo B. Pendientes para la revisión legal

1. Razón social, NIT, domicilio y representante legal del responsable.
2. Plazos de conservación de pedidos, pagos, documentos fiscales y registros de auditoría, con la norma que los sustenta.
3. Si aplica la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos.
4. Confirmar la lista de encargados y el país de alojamiento de cada uno, en especial el centro de datos de Zoho.
5. Si se habilita un canal físico de atención de derechos además del correo.
6. Confirmar la pasarela de pagos definitiva y la referencia a sus términos.
7. Revisar si el pago en efectivo contra entrega y la verificación por código exigen algún tratamiento adicional.